So sichern Sie Ihr Unternehmen rechtlich ab und halten gleichzeitig auch alle datenschutzrechtlichen Vorgaben ein.

Wenn Mitarbeitende betriebseigene Fahrzeuge nutzen, steht der Arbeitgeber in der Pflicht, regelmäßig zu prüfen, ob die Person im Besitz der benötigten, gültigen Fahrerlaubnis ist. Diese Pflicht dient nicht nur der Verkehrssicherheit, sondern ist vor allem eine essenzielle Maßnahme zur rechtlichen Absicherung des Unternehmens gegenüber Behörden und Versicherungen.

Die Kontrollpflicht bei betrieblichen Fahrzeugen

Die Überprüfung des Führerscheinbesitzes ist bei der Überlassung von betrieblichen Kraftfahrzeugen (Kfz) eine zwingende Pflicht des Arbeitgebers. Im Falle eines Unfalls oder einer Verkehrskontrolle trägt der Arbeitgeber die Verantwortung, wenn er einem Mitarbeitenden ohne gültige Fahrerlaubnis das Steuer überlassen hat. Dies kann schwerwiegende zivil- und strafrechtliche Folgen haben.

Die Pflicht des Arbeitnehmers

Arbeitnehmer sind verpflichtet, ihren Führerschein auf Verlangen vorzulegen, wenn sie betriebliche Kfz nutzen. Dies ist die notwendige Voraussetzung für die Nutzung.

Keine Pflicht bei privaten Kfz

Wird hingegen das private Kfz des Arbeitnehmers für betriebliche Fahrten genutzt, besteht keine Kontrollpflicht des Arbeitgebers. Eine Kontrolle des Führerscheinbesitzes ist in diesem Fall sogar nicht erforderlich und auch nicht gerechtfertigt, da der Arbeitnehmer in eigener Verantwortung und Haftung sein privates Fahrzeug führt.

Wie ist der Führerscheinbesitz zu kontrollieren?

Die Kontrolle muss sorgfältig und nach festen Vorgaben durchgeführt werden, um rechtlich wirksam zu sein:

• Wer kontrolliert? Die Kontrolle muss entweder durch den Arbeitgeber selbst oder einen dazu schriftlich Beauftragten erfolgen.
• Originaldokument: Die Kontrolle hat stets durch Vorlage des Originaldokuments zu erfolgen. Kopien dürfen nicht akzeptiert werden, da sie keine unmittelbare Gültigkeit belegen.
• Prüfung der Berechtigung: Es ist zu prüfen, ob die Führerscheinklasse dem zu überlassenden Fahrzeug entspricht (z.B. LKW-Führerschein bei einem 7,5-Tonner).
• Individuelle Beschränkungen: Zudem sind individuelle Beschränkungen, die im Führerschein eingetragen sind (z.B. das Tragen einer Sehhilfe oder bestimmte Auflagen), zu beachten.

Die obligatorische Dokumentation – Eine Rechtspflicht

Eine schriftliche Dokumentation der durchgeführten Führerscheinkontrolle ist obligatorisch. Sie dient als wichtigster Nachweis für die ordnungsgemäße Erfüllung der Arbeitgeberpflicht.

Erforderliche Daten für die Dokumentation

Zur lückenlosen und rechtssicheren Dokumentation müssen folgende Daten erfasst werden:

• Vollständiger Name des Arbeitnehmers
• Erteilte Führerscheinklasse(n)
• Ausstellungsdatum des Führerscheins
• Ausstellende Behörde
• Ggf. auf dem Führerschein vermerktes Ablaufdatum (besonders wichtig bei befristeten Klassen)
• Datum der Kontrolle
• Unterschrift des Arbeitnehmers als Bestätigung der Vorlage
• Unterschrift des Arbeitgebers oder des Beauftragten als Bestätigung der Prüfung

Datenschutzrechtliche Grundlage

Der Arbeitgeber erfüllt mit dieser Kontrolle eine Rechtspflicht. Die datenschutzrechtliche Grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Führerscheins ergibt sich aus Artikel 6 Absatz 1 lit. c) der DSGVO:

"Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt."

Die regelmäßige und dokumentierte Führerscheinkontrolle ist ein unverzichtbarer Baustein im Fuhrparkmanagement. Sie schützt das Unternehmen effektiv vor Bußgeldern und haftungsrechtlichen Risiken und gewährleistet, dass auf den Straßen ausschließlich berechtigte Personen am Steuer Ihrer Firmenfahrzeuge sitzen.