Häufig gemacht, aber in den allermeisten Fällen unzulässig – Wann Kopien erlaubt sind und wie Alternativen aussehen.

 

Kernproblem: Dauernde rechtswidrige Vervielfältigungen trotz strenger gesetzlicher Hürden. Im Alltag begegnet sie uns ständig: Ob beim Abschluss eines Handyvertrags, bei der Hotel-Anmeldung, im Fitnessstudio oder bei der Kontoeröffnung im Internet – fast immer wird verlangt, eine Kopie des Personalausweises anzufertigen oder einzureichen. Für viele Unternehmen ist dies der bequemste Weg, um Kundendaten schnell und vermeintlich rechtssicher zu erfassen.

Doch was für viele wie ein harmloser Standardvorgang wirkt, ist rechtlich hochgradig brisant. Laut dem Personalausweisgesetz (PAuswG) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt im Grundsatz: Häufig gemacht, aber in den allermeisten Fällen unzulässig!

1. Warum werden Ausweiskopien so oft gemacht? - Und wo das Problem liegt

Viele Dienstleister greifen reflexartig zum Kopierer oder fordern einen Fotoupload des Ausweises, weil dies bequem ist und Tippfehler vermeidet. Insbesondere bei komplizierten Namen oder ausländischen Namen mit Sonderzeichen, ungewöhnlichen Buchstabierungen oder Zeichensätzen wird die Ausweiskopie oft als vermeintliche Abkürzung genutzt.

Das Problem dabei: Auf einem Personalausweis befinden sich weit mehr Daten, als ein Vertragspartner überhaupt benötigt (z. B. Augenfarbe, Größe, Zugangsnummern, Seriennummer, Behördenkennzeichen). Das Ausfertigen und Speichern von Kopien greift massiv in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung der betroffenen Personen ein.

Achtung vor Identitätsdiebstahl: Gelangen Ausweiskopien durch Datenpannen oder ungesicherte Speicherung in falsche Hände, können Kriminelle damit in fremdem Namen Verträge abschließen, Online-Konten eröffnen oder Straftaten begehen.

2. Die gesetzlichen Regelungen: Was sagt das Gesetz?

Gemäß § 20 des Personalausweisgesetzes (PAuswG) dürfen private Unternehmen den Personalausweis grundsätzlich nicht kopieren oder scannen. Es gilt ein striktes Verbot von Ausweiskopien, es sei denn, es liegt eine ausdrückliche gesetzliche Ermächtigung oder eine freiwillige Einwilligung vor.

Selbst wenn eine Einwilligung eingeholt wird, muss diese laut DSGVO absolut freiwillig und informierten Charakter haben – was bei einer Kopplung mit einer Dienstleistung in der Praxis selten wirksam konstruiert werden kann.

Bereich	Rechtslage zur Ausweiskopie	Status
Private Vertragspartner (Telekommunikation, Fitness, Handel)	Grundsätzlich unzulässig. Identitätsprüfung per Sichtprüfung oder Postident/Videoident reicht aus.	Unzulässig
Banken & Finanzdienstleister (Geldwäschegesetz)	Gesetzliche Pflicht zur Identifizierung, Ausweiskopie oder elektronischer Identitätsnachweis (eID) ist vorgeschrieben.	Erlaubt / Pflicht
Autovermietungen, Hotels	Keine pauschale Kopiererlaubnis. Nur visuelle Prüfung zur Identitätssicherung.	Unzulässig

3. Gesetzliche Ausnahmen: Wann besteht eine Pflicht zur Kopie?

Es gibt klar definierte gesetzliche Ausnahmen, bei denen eine Kopie oder dauerhafte Speicherung der Ausweisdaten ausdrücklich vorgeschrieben ist:

Geldwäschegesetz (GwG): Banken, Sparkassen, Immobilienmakler und bestimmte Finanzdienstleister müssen Kunden identifizieren und die Ausweisdaten (inklusive Kopie oder digitalem Abbild) gesetzlich verpflichtend dokumentieren.

Telekommunikationsgesetz (TKG): Früher galt hier eine strengere Identifizierungspflicht bei Prepaid-Karten, wobei auch heute bestimmte Identifikationsverfahren vorgeschrieben sind (wobei hier meist Video-Ident oder Post-Ident ohne dauerhafte Vollkopie genutzt wird).

Behördliche Verfahren: Bestimmte öffentlich-rechtliche Anträge erfordern zur rechtssicheren Identitätsfeststellung offizielle Dokumenten-Kopien.

4. Die datenschutzkonforme Alternative: Manuelle Datenerfassung

Wenn Unternehmen die Identität eines Kunden prüfen müssen, aber keine gesetzliche Erlaubnis für eine Kopie haben, gibt es eine saubere und datenschutzkonforme Alternative zur Kopie: Die manuelle Erfassung der notwendigen Daten. Das bedeutet:

Der Mitarbeiter bittet den Kunden lediglich zur Sichtprüfung des Personalausweises (um zu sehen, ob das Foto stimmt und der Ausweis gültig ist).

Es werden nur die absolut notwendigen Daten (z. B. Name, Vorname, Anschrift) manuell in das System übertragen oder vom Kunden selbst eingegeben.

Sensible Daten wie die Personalausweisnummer, Zugangsnummern oder physische Merkmale werden weder kopiert noch digital gespeichert.

Tipp für Verbraucher: Wenn Sie im Alltag oder online aufgefordert werden, eine Ausweiskopie hochzuladen, fragen Sie nach der rechtlichen Grundlage (z. B. Geldwäschegesetz). Verweigert der Anbieter diese Auskunft oder beruft sich nur auf „interne Abläufe“, haben Sie das Recht, die Kopie abzulehnen und stattdessen eine manuelle Datenaufnahme anzubieten.

Fazit

Die Kopie des Personalausweises ist im geschäftlichen Alltag zu einer unkritischen Gewohnheit geworden, rechtlich gesehen jedoch ein Minenfeld. Um den Schutz vor Missbrauch zu gewährleisten, sollten sowohl Verbraucher als auch Unternehmen ein scharfes Auge auf den Datenschutz haben. Wo keine gesetzliche Pflicht besteht, ist die manuelle Datenerfassung nach einer reinen Sichtprüfung stets der richtige und rechtssichere Weg.